বসকে কোনো বিষয়ে হ্যাঁ বলাতে চাইলে যেমন ইমেইল পাঠাতে হবে

বিডি নিউজ ৬৪: কর্মস্থলে কীভাবে আপনি কোনো কিছু চান তা নির্ভর করে আপনার বস ও আপনার কম্পানির ওপর। আপনি হয়তো এলিভেটরে কাউকে নিয়োগ দেওয়ার সম্ভাব্যতা নিয়ে কথা বলেন। আপনি হয়তো ছুটি চাইতে গিয়ে অন্য অনেক ইস্যুর মাঝে বিষয়টি হালকাভাবে তুলে ধরেন। অথবা আপনি হয়তো কনফারেন্সের অনুরোধ করার জন্য একান্ত ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করেন।
অথবা আপনি সব ধরনের চাওয়া-পাওয়াই ইমেইল যোগাযোগের মাধ্যমে করেন।
“আনসাবস্ক্রাইব: হাউ টু কিল ইমেইল অ্যানজাইটি, অ্যাভয়েড ডিসট্রাকশনস অ্যান্ড গেট রিয়েল ওয়ার্ক ডান” এর লেখক জোসলিন গ্লেই বলেন, একটি কার্যকর ইমেইল অনুরোধে প্রশ্নটি আপনার চেয়ে বরং আপনার বসের কাছে সেটি কতটা মূল্য সরবরাহ করে তার ওপর ভিত্তি করে গড়ে ওঠে। আপনি হয়তো প্রাথমিক নোটে এটাও জানাতে চাইতে পারেন যে আপনি আপনার অনুরোধের ফলে যে কোনো পরিণতি নিয়ে ভেবেছেন এবং তাদেরকে আবৃত করে রেখেছেন।
আপনি যদি কোনো প্রশ্ন জিজ্ঞেস করেন তাহলে একটি সমাধানও প্রস্তাব করুন। বিতর্কের জন্য ইমেইল খুব ভালো জায়গা না। তেমনি, যেসব বার্তায় কিছু না বলে শুধু এই ধরনের প্রশ্ন করা হয়- আপনি ওমুকের ব্যাপারে কী ভাবেন?- এ ধরনের প্রশ্ন সাধারণত নিষ্ফল বা বৃথা। ব্যস্ত লোকেরা আপনার জন্য আপানার সমস্যাটি বের করে দেবে না। আর তারা আপনাকে দীর্ঘ কোনো উত্তরও লিখে পাঠাতে চান না।
আর সে কারণেই আপনি হয়তো কোনো সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য আপনার বসের যত তথ্য দরকার তার সবই আপনি সরবরাহ করত চাইতে পারেন। তবে এটাও সত্য যে, আপনি অফলাইনেও বিষয়টি নিয়ে আলোচান করতে পারেন। উদারহণত, শুধু একটি মাত্র ইমেইলে একজন নতুন সদস্যকে নিয়োগের ব্যাপারে কথা বলা সম্ভব নয়। এর আগে বিষয়টি নিয়ে ভাবার ও কথা বলার জন্য আপনার বসের কিছু মৌলিক তথ্য দরকার হবে।
গ্লেই তিনটি সাধারণ অনুরোধের জন্য নিচের এই তিনটি স্ক্রিপ্ট সরবরাহ করেছেন:
নতুন কর্মী নিয়োগের জন্য:
“হাই ক্যারেন- আমি জানি আপনি পরের বছরের জন্য বাজেট প্রণয়ন করতে যাচ্ছেন, আর আমি জানতে চাই আমরা একজন নতুন বিক্রয় কর্মী নিয়োগের ব্যাপারে কথা বলতে পারি কিনা? আমি ইতিমধ্যেই বিক্রয় কর্মীদের সংখ্যা হিসেব করে দেখেছি, আর নতুন কাউকে নিয়োগ দিলে আমাদের প্রতি বছর যে আয় হয় তা দ্বিগুন করা সম্ভব হবে। তার মানে মাত্র তিন মাসের মধ্যেই নতুন কর্মী প্রতিষ্ঠানের জন্য মূল্যযোগ করার পাশাপাশি নিজের বেতনের জন্য আয় করে দিতে সক্ষম হবে।”
ছুটির জন্য:
“হাই ক্যারেন- আমি আপনাকে অক্টোবরে আমাকে কিছু ছুটি অনুমোদনের জন্য অনুরোদ করতে চাই। আমি ৬ তারিখ থেকে ১৩ তারিখ পর্যন্ত ছুটি নিতে চাই। আমরা সবে মাত্র একটি বড় ওয়েব চালুর কাজ শেষ করেছি। সুতরাং এখন সবকিছু একটু ধীর গতিতেই চলবে। আর আমার অনুপস্থিতিতে মার্ক দায়িত্ব গ্রহণে রাজি হয়েছেন এবং আমার সকল খদ্দেরদের দেখভাল করতেও সম্মত হয়েছেন। এরপর বিশ্রাম শেষে পুনরুজ্জীবিত হয়ে আমি ফিরে এসে বড় ছুটির বিক্রয় ধাক্কা সামলাবো!”
সম্মেলনে অংশগ্রহণের জন্য:
“হাই টিনা- আমি আমার কর্মদক্ষতাগুলোর উন্নতির উপায় নিয়ে ভাবছিলাম। আমি দেখতে পাচ্ছি যে, এসএক্সএসডব্লিউতে পরের বছর কিছু বক্তৃতা এবং কর্মশালা রয়েছে যা খুবই সহায়ক হবে। এছাড়া ফিরে আসার পর টিমের সাথে আমি যা শিখেছি তা শেয়ার করার জন্যও আমি একটি প্রতিবেদনে সমস্ত তথ্য-উপাত্ত জড়ো করতে পারব। আমি এর মূল্য পরিমাপ করেছি এবং একটি টিকেট, হোটেল এবং বিমান ভাড়া বাবদ কম্পানির খরচ হবে মাত্র ২,৫০০ ডলার। আপনি কি মনে করেন কম্পানি আমাকে এতে অংশ গ্রহণের জন্য অর্থ সহায়তা করবে?